كثيرًا ما نسمع عن إجراءات العمل، وعن الدليل الإجرائي للمهام الوظيفية، لكن المؤسف أننا (في الغالب) لم نشاهد تلك الإجراءات وذاك الدليل المنشود، في مسيرة حياتنا الوظيفية، وكل ما نراه هو ما يفعله من سبقونا إلى مهام هذه الوظيفة، وما نحصل عليه من إجراءات؛ هو خبرات ونصائح يقدمها (بعض) الزملاء أحيانًا.
بينما كتابة إجراءات مهام الوظيفة وصياغتها مهمة للغاية لتحقيق الأهداف المرجوة من الوظيفة التي نمارسها، وعملية إعداد تعليمات مكتوبة تصف كيفية القيام بمهمة (روتينية) ليست عملية معقدة متى أردنا ذلك.
عندما نستبصر عن خطوات المهمة من خلال: ماذا؟ متى؟ أين، إلى؟ من؟ كيف؟ وغيرها من الاستفهامات التي تؤدي إلى معرفة الخطوات خطوة بخطوة، خاصة من الممارسين السابقين والحاليين للمهمة، وأهل الخبرة والاختصاص، تؤدي إلى تحديد المسؤوليات والخطوات، المنتهية بتقديم خدمة عالية الجودة، بواسطة موظفي المنظمة كل حسب موقعه الوظيفي.
إجراءات وخطوات العمل الوظيفية، هي عنوان ثقافة المنظمة، وكيفية تجاوبها وتفاعلها مع متطلبات وواجبات العمل الوظيفية التي تحقق النجاح المنشود، وهي (سر المهنة) في تطور الأداء، ووجود فرص التحسين المستمر للعمليات الإدارية.
والإجراءات المدونة والمحدثة تلعب دورًا مهمًا في استمرارية ضمان الجودة، وضمان أفضل الممارسات المهنية، وتحقيق الأهداف، التي تتطلع المنظمة إلى تحقيقها، وتحقيق مستوى عالي ومتميز من رضاء العملاء الداخليين والخارجيين للمنظمة، وإيجاد بيئة عمل فاعلة وجاذبة للكوادر البشرية المتميزة، وتبث روح التعاون بين منسوبيها، وتوفر فرص للموظفين لتحديد وتقييم أنشطتهم وأعمالهم ومجهوداتهم، ونشر الوعي الوظيفي، وفهم العمليات الإدارية، واتقان الوجبات الوظيفية المطلوبة منهم.
مسؤولية إعداد وكتابة الإجراءات الوظيفية، وإصدار الأدلة الخاصة بها، مسؤولية كبيرة، تقع على عاتق الإدارة العليا المعنية بها في المنظمة، ويشترك في المسؤولية الجميع، وإشراك الموظفين في إعداد وتدوين الإجراءات مطلب مهم وضروري، كما أن تفعيلها وتطبيق إجراءات العمل وفق الأدلة المعتمدة، بدءً من التاريخ المحدد لتفعيلها المطلب الرئيس في نجاحها.
ولنعلم أن نجاح وإنجاز أي مهمة، دونهما عقبات وطريق طويل، لا يصمد فيه إلا المثابر والقادر على الثبات.
وتظل الجامعة السعودية الإلكترونية صرحًا علميًا وإداريًا يتوق التميز والإبداع في كل جوانبه.