المقدمة

تعتبر المساءلة والشفافية واحترام الالتزام بالقوانين واللوائح والسلوك الأخلاقية جزءا لا يتجزأ من الجامعة السعودية الإلكترونية بأعمالها وعملياتها المختلفة وصولا إلى مستهدفاتها، حيث تسعى الجامعة إلى الالتزام بشكل دائم بكافة القوانين والتعليمات واللوائح.

الهدف

تحدد سياسة الالتزام المبادئ والمعايير الخاصة بالالتزام وكيفية إدارة مخاطر عدم الالتزام والحد منها. الهدف من هذه السياسة هو ضمان تحديد مخاطر عدم الالتزام والحد منها بشكل كافي. أخذا في الاعتبار طبيعة ونطاق الأعمال ومدى تعقيدها. بما يتماشى مع استراتيجية ورؤية الجامعة، تهدف هذه السياسة إلى وضع المبادئ التوجيهية والمعايير للحفاظ على سمعة الجامعة وتجنب أي عقوبة قد تفرض من عدم الالتزام.

النطاق والتطبيق

تسري سياسة الالتزام على كافة إدارات وفروع الجامعة.

أهداف الالتزام

من أبرز أهداف الالتزام هو التأكد من أن الجهة تدير وتنفذ أنشطتها وأعمالها وفقا للأنظمة واللوائح وغيرها من المتطلبات التنظيمية التي تنطبق عليها، إلا أن هناك أهداف أخرى تسعى إدارة الالتزام إلى تحقيقها وهي كالتالي:

 

مخاطر عدم الالتزام

وهي مخاطر العقوبات القانونية، أو التنظيمية، أو الخسائر المادية، أو فقدان السمعة التي قد تتعرض لها الجامعة نتيجة عدم التزامها بالقوانين واللوائح والقواعد ذات الصلة والسياسات و إجراءات العمل الداخلية و التشريعات التنظيمية و الرقابية الخارجية، ويتم تحديد مخاطر عدم الالتزام الرئيسية على النحو التالي:

المخاطر القانونية والتنظيمية: تشير إلى مخاطر عدم الالتزام بالقوانين واللوائح والممارسات المهنية المعمول بها، مما يتسبب في التالي:

مخاطر العقود: المخاطر المرتبطة بسوء تفسير أو عدم تطبيق القواعد القانونية ذات الصلة بعقد أو معاملة.

المخاطر التشريعية: المخاطر المرتبطة بالتغييرات في القانون واللوائح.

مخاطر العقوبات: تشير إلى مخاطر فرض عقوبات قضائية أو إدارية أو تأديبية، نتيجة عدم الالتزام بالقوانين واللوائح والقواعد والمعايير و/أو الاتفاقات التعاقدية.

مخاطر السمعة: تشير إلى مخاطر نتيجة وجود رأي عام سلبي تجاه الجامعة تسبب عن تضاؤل كفاءة الجامعة، الدعاية السلبية الحقيقية أو الكاذبة، وإخفاق في الممارسات الأكاديمية، والإخفاق في الالتزام بالقوانين واللوائح الحالية. ويمكن أن تكون مخاطر السمعة أكثر تكلفة من الخسائر المالية.

 

المبادئ الأساسية للالتزام بالجامعة السعودية الإلكترونية

يرتكز التزام الجامعة السعودية الإلكترونية على المبادئ التالية:

1. الحفاظ على السمعة الحسنة والنزاهة.

تتمتع الجامعة السعودية الالكترونية بسمعة مميزة بين عملائها وبين الجامعات يتطلب الحفاظ على هذه السمعة الطيبة من الجامعة وموظفيها الالتزام بسياسة الالتزام. والتي لا يمكن تطبيقها إلا من خلال الفهم التام والتطبيق الملائم لقوانين ولوائح الجهات الرقابية التي تقوم الجامعة السعودية الإلكترونية بممارسة عملها به.

2. دعم الإدارة العليا

تدعم الإدارة العليا قطاع الالتزام وتتحقق من تزويده بكافه الصلاحيات والقدرات المطلوبة ليتمكن من القيام بمسئولياته بصورة مستقلة. الإدارة هي المسؤولة عن التوظيف الكافي وتوفير الموارد اللازمة لقطاع الالتزام لتنفيذ متطلبات هذه السياسة كما تحرص على أن تكون الموارد فعالة وملائمة لضمان إدارة مخاطر عدم الالتزام بفعالية.

3. الإدارة العليا مثالا يحتذى

يجب على الإدارة العليا أن تكون قدوة حسنة وأن تتخذ جميع التدابير المناسبة لضمان تأدية جميع الموظفين أعمالهم بطريقة أخلاقية بما يتفق مع الالتزام بالضوابط والتعليمات الرقابية والتنظيمية والتشريعية ومع المبادئ الأساسية للجامعة.

4. الالتزام مسئولية كل موظف

يعتبر الالتزام المبدأ الأساسي لسياسة الجامعة وهو مسئولية كل موظف كما أنه يعتبر من أهم المعايير الأساسية لأداء الجامعة لمهامها.

5. دعم الالتزام للعمل

تؤمن الجامعة السعودية الإلكترونية بأن العمل الجيد والسليم يجب أن يدعمه التزام قوي.

إطار عمل الالتزام في الجامعة السعودية الإلكترونية

تمتد مسؤولية الالتزام بالتأكد من التزام كافة وحدات الأعمال وتطبيق سياسات الجامعة. وظيفة الالتزام بالجامعة هي وظيفة مستقلة تحدد، وتقيم، وتقدم النصح والمشورة، وتراقب، وتعد التقارير حول مخاطر عدم الالتزام والمتمثلة في تعرضها لعقوبات قانونية، أو إدارية، أو خسائر مالية، أو خسائر سمعة نتيجة إخفاقها في الالتزام بالقوانين والضوابط الرقابية من قبل الجهات الرقابية أو معايير السلوك والممارسة المهنية السليمة.

خطوط الدفاع الثلاثة:

تعتبر وظيفة الالتزام جزء لا يتجزأ من خطوط الدفاع الثلاثة للجامعة السعودية الإلكترونية

خط الدفاع الأول:

في إطار خط الدفاع الأول، تمتلك الإدارة التنفيذية المسؤولية من أجل التقييم المباشر للمخاطر ومراقبتها والتخفيف من حدتها.

خط الدفاع الثاني:

يتكون خط الدفاع الثاني من الأنشطة التي تغطيها ادارة الرقابة الداخلية – إدارة الالتزام وإدارة المخاطر.

خط الدفاع الثالث:

يمثل التدقيق الداخلي والتفتيش ويشمل هذا الضمان التأكيد على فعالية خطي الدفاع الأول والثاني.

العوامل الأساسية لنجاح الالتزام

1. الاستقلالية:

تعتبر ادارة الالتزام مستقلة وتتبع مباشرة الى رئيس الجامعة. يجب ألا يتم وضع إدارة الالتزام في موضع يكون فيه هناك تضارب مصالح محتمل بين أداء المسئوليات المتعلقة بالالتزام وأي مسؤوليات أخرى، لكي تؤدي وظيفتها بشكل مستقل لضمان الموضوعية. ويكون متابع بمسئولياته على كافة الإدارات التي يوجد بها مخاطر عدم التزام. ويكون ذلك بالتعاون مع إدارة المراجعة الداخلية والإدارة القانونية. كما تمنح إدارة الالتزام الاستقلالية في رفع التقارير بالمخالفات وبعدم الالتزام للإدارة العليا. ولا تعني الاستقلالية أن مجموعة الالتزام لا يمكن أن تعمل بشكل وثيق مع الإدارات المعنية وموظفيها (خط الدفاع الأول) بل على العكس يجب أن تكون علاقة العمل تعاونية بين الإدارات وإدارة الالتزام في تحديد مخاطر عدم الالتزام بشكل استباقي.

2. تحديد الأدوار والمسئوليات:

يتمتع مسئول الالتزام بكافة الصلاحيات التي تتيح له الحصول على جميع البيانات والمعلومات اللازمة لغرض رفع التقارير للإدارة العليا وفقا للهيكل التنظيمي.

3. التدريب والتأهيل

يجب أن يكون موظفو الالتزام مؤهلون ومدربون بالفهم السليم لقوانين وقواعد ومعايير الالتزام وتأثيرها الفعلي على عمليات الجامعة. ويتم تعزيز المهارات المهنية لموظفي قطاع الالتزام، من خلال دورات التعليم والتدريب المنتظمة بمنهجية.

قاعدة بيانات إدارة الالتزام

المؤشرات الرئيسية لقياس التزام الجامعة KPIs

تتمثل معايير الالتزام في مجموعة من الضوابط يتم قياسها من خلال التزام الجامعة وموظفيها، وهي كالتالي:

• معايير قياس وتقييم مدى التزام الجامعة:

ويتم تحقيق ذلك عن طريق وضع سياسات وإجراءات داخلية للجامعة وفقا للقوانين والتشريعات المتعلقة بعملها، سواء كانت تلك القوانين واللوائح المحلية قد تم إصدارها من قبل الجهات التشريعية أو التنظيمية، بالإضافة إلى تطبيق المعايير العالمية كما يمكن قياس تقييم التزام الجامعة من خلال تقارير المراجعة الداخلية.

• معايير تقييم وقياس التزام الموظفين:

يتم تقييم التزام الموظفين من خلال الأداء الشخصي والمهني، حيث يرتبط كل منهما باستيعاب الموظفين التام والتزامهم بسياسات الجامعة ولوائحها وإجراءات العمل الخاصة بها بالإضافة إلى اللوائح والأنظمة وميثاق الأداء الذي يحدد مسؤوليات الموظف.

التعامل والإقرار للجهات الرقابية

إن الحفاظ على الشفافية والتعاون مع الجهات الرقابية للجامعة والوفاء بالالتزامات هو أمر بالغ الأهمية للالتزام بالمتطلبات الرقابية وإدارة مخاطر عدم الالتزام بشكل فعال بهدف ضمان توفير معلومات كاملة ودقيقة لجميع الجهات الرقابية.

في حالة تواصل جهة رقابية مع إدارة بالجامعة بخصوص أمور تتعلق بالشؤون والتعليمات الرقابية، فإنه يتعين علي الفور إخطار إدارة الالتزام.

يجب علي جميع الإدارات المسئولة عن إعداد وإرسال التقارير إلى الجهات الرقابية أو التنظيمية أو التشريعية أن تكون تقاريرها تتضمن على الأقل التالي: