الخطوة الأولى: طلب الضمان المالي

بعد التعيين يجب على المعيد والمحاضر البدء في مراسلة الجامعات للحصول على القبول، مع مراعاة الآتي:

• الاعتماد على موقع وزارة التعليم لمعرفة الجامعات المعترف بها.
• التأكد من الجامعات المسموح بالابتعاث لها من الجامعة السعودية الإلكترونية وغير الموقفة أو المتكدسة.
• تحديد الجامعات والتخصص العام والدقيق باللغتين العربية والإنجليزية.
• تعبئة النموذج الخاص بطلب الضمان المالي. (مرفق)
• رفع طلب من عميد الكلية لإدارة الابتعاث لإصدار الضمان المالي.
• تزويد إدارة الابتعاث بصورة من جواز السفر.

 

الدول والجامعات المعتمدة:

• مراعاة قوائم الجامعات المحددة من قبل وزارة التعليم https://ru.moe.gov.sa/Search
• مراعاة التكدس والإيقاف في بعض الجامعات الموصى بها.
• مراعاة قوائم الجامعات في بريطانيا وأستراليا المحددة من اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
• مراعاة التصنيف العالمي للجامعة (THE; QS; Shanghai; ARWU; RAE; US News).

 

مدة الابتعاث:

تكون مدة الابتعاث كما وردت في لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات المادة (السابعة) على النحو الآتي:

• سنة لدراسة اللغة.
• سنتان للماجستير.
• ثلاث سنوات للدكتوراه.

 

ملاحظة:

من سبق له الابتعاث وأنهى البعثة قبل حصوله على المؤهل، تحسب مدة ابتعاثه القادمة من مدة ابتعاثه السابقة لنفس المرحلة.

الخطوة الثانية: تقديم القبول

بعد الحصول على القبول من إحدى الجامعات الموصى بها من وزارة التعليم، تكون إجراءات قبول طلب الابتعاث كالآتي:

• يرفع المحاضر أو المعيد القبول الى رئيس القسم الذي يتبع له.
• عرض القبول على القسم العلمي التابع له لاتخاذ التوصية المناسبة.
• العرض على مجلس الكلية لاتخاذ التوصية المناسبة.
• رفع طلب الابتعاث إلى إدارة الابتعاث، ويشمل المرفقات التالية:
• خطاب طلب عرض الموضوع على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
• صورة من محضر مجلس الكلية.
• صورة من محضر مجلس القسم.
• صورة من بطاقة الأحوال.
• صورة من آخر مؤهل دراسي وكشف الدرجات مصدقين بختم طبق الأصل.
• صورة من اختبار اللغة الإنجليزية (لابتعاث اللغة).
• صورة من قرار التعيين بالجامعة.
• صورة من قبول الجامعة المبتعث لها.
• نموذج اعتماد البيانات.
• نموذج المسح الأمني.
• العرض على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.

الخطوة الثالثة: إصدار قرار الابتعاث التنفيذي

إن صدور قرار مجلس الجامعة لا يعني انتهاء إجراءات الابتعاث، بل يعتبر انتهاء لمرحلة وبداية لمرحلة أخرى يتم فيها تحديد موعد السفر وتأكيد حجز الطيران واستكمال البيانات الخاصة بإصدار القرار التنفيذي والحصول على أمر الأركاب، وتكون الإجراءات كالآتي:

• استخراج الفيزا، وتزويد إدارة الابتعاث بصورة منها.
• تحديد المرافقين.
• تعبئة النماذج والتعهدات (مرفق).
• تحديد خط السير.
• تحديد موعد السفر على ألا يسبق الوصول إلى مقر البعثة تاريخ بداية الدراسة بأكثر من شهر.
• الحصول على أمر الأركاب، من إدارة الرواتب والبدلات.
• يجب التنويه أن إدارة الابتعاث لا تقوم بإصدار القرار التنفيذي للابتعاث إلا بعد حصول المبتعث على الفيزا وقريبًا من موعد السفر الذي يحدده المبتعث بناءً على تاريخ بدء الدراسة الموضح في خطاب القبول المقدم من المؤسسة التعليمية بالخارج، حيث يقوم الموظف المختص بإدارة الابتعاث باستلام كافة المستندات واستكمال الإجراءات المتعلقة بإصدار القرار.
• قبل إصدار قرار الابتعاث سيتم مراجعة حالة الجامعة في سفير الجامعات للتأكد من عدم إغلاقها أو تكدسها خلال الفترة بين الحصول على قبول وإصدار قرار الابتعاث.
• إذا صدر القرار التنفيذي فلابد من السفر إلى مقر الدراسة قبل مرور ثلاثة أشهر من تاريخ إصداره، فإن لم يصل المبتعث إلى مقر البعثة خلال الثلاثة الأشهر يعتبر القرار ملغيًا، حسب نص المادة (الثامنة) من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات.
• بعد إصدار قرار الابتعاث تقوم إدارة الابتعاث بفتح ملف في نظام سفير وإحاطة المبتعث بذلك.
• إحاطة مجلس الجامعة بقرار الابتعاث.

 

تأجيل البعثة

يمكن للمعيد أو المحاضر تأجيل البعثة بعد إصدار قرار الابتعاث وقبل مغادرته لمقر البعثة وفقًا للضوابط الآتية:

• تحديد المبررات وتقديم الوثائق اللازمة.
• تقديم قبول جديد بتاريخ قادم لنفس المؤسسة العلمية المذكورة في قرار الابتعاث.
• توصية مجلسي القسم والكلية واللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.

الخطوة الرابعة: الوصول إلى مقر البعثة

ينبغي ألاّ تزيد المدة ما بين وصول المبتعث إلى مقر البعثة وبين تاريخ بدء الدراسة عن شهر واحد، لأن الصرف من الملحقية لا يبدأ على المبتعث إلا قبل بداية الدراسة بشهر كما نصت عليه المادة (التاسعة) من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات، وتحتسب بداية البعثة من تاريخ ختم الدخول.

ما بعد الوصول إلى مقر البعثة

بعد وصول مبتعث الخارج إلى بلد الابتعاث يتعين عليه رفع طلب مباشرة الدراسة في سفير، أما مبتعث الداخل فتبدأ البعثة تلقائيا من تاريخ بدء الدراسة كما يمكن للمبتعثين بالداخل او الخارج من رفع الطلبات الآتية لاحقًا.

تمديد فترة الابتعاث الأصلية لمبتعثي الداخل والخارج

تمديد اللغة:

يجوز لمجلس الجامعة تمديد فترة اللغة ستة أشهر في حال حصول المبتعث على درجة 5.5 في اختبار IELTS أو ما يعادلها.

تمديد الماجستير:

يجوز لمجلس الجامعة تمديد دراسة الماجستير مدة سنة كما يجوز له إضافة سنة أخرى كحد أقصى بعد تقديم المبررات المقنعة لذلك وتأييد المشرف الدراسي من الملحق الثقافي وتوصية مجلسي القسم والكلية ولجنة الابتعاث والتدريب كما نصت عليه المادة (العاشرة) من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات.

تمديد الدكتوراه:

يجوز لمجلس الجامعة تمديد دراسة الدكتوراة مدة سنتين كما يجوز له إضافة سنة أخرى كحد أقصى بعد تقديم المبررات المقنعة لذلك وتأييد المشرف الدراسي من الملحق الثقافي وتوصية مجلسي القسم والكلية ولجنة الابتعاث والتدريب كما نصت عليه المادة (العاشرة) من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات.

تغيير التخصص

لا يجوز للمبتعث تغيير تخصصه العام أو الدقيق الذي أبتعث من أجله إلا بموافقة مجلس الجامعة بناءً على توصية مجلسي القسم والكلية واللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب وصدور القرار، وإلا سيتم النظر في إنهاء بعثته وطي قيده من الجامعة كما نصت عليه المادة (الحادية عشر) من لائحة ابتعاث وتدريب منسوبي الجامعات.

التحويل إلى جامعة أخرى أو بلد آخر

لا يجوز للمبتعث أن ينتقل من جامعة إلى أخرى أو من بلد إلى آخر إلا بموافقة مجلس الجامعة بناءً على توصية مجلسي القسم والكلية واللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب وتأييد الملحق الثقافي لمبتعثي الخارج وصدور القرار كما نصت عليه المادة (الثانية عشر) من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات.

ضوابط التحويل إلى جامعة أخرى أو بلد آخر (إدارة التعليم- وكالة البعثات)

• ألا يكون السبب تدني المستوى الدراسي أو الفصل من الجامعة أو مخالفات قانونية أو سلوكية.
• أن تكون الجامعة المطلوب التغيير إليها من الجامعات الموصى بها من قبل الوزارة وغير موقفة للتكدس.
• ألا يكون المبتعث قد سبق له تغيير الجامعة.
• إرفاق قبول أكاديمي في التخصص المبتعث لدراسته أو الموافق له على إليه موضحًا فيه تاريخ بداية الدراسة ومدتها وعدد الساعات التي تم احتسابها إن كان قد انتظم بالدراسة الأكاديمية في جامعته السابقة والتاريخ المتوقع للتخرج، وعلى أن يكون القبول نهائياً.
• ألا يترتب على الانتقال زيادة في مدة البعثة تزيد عن مدة التمديد النظامي.
• ألا يسبب تغيير الجامعة انقطاع طويل غير مبرر عن الدراسة.

الرحلة العلمية

يجوز للمبتعث إلى الخارج او الداخل القيام برحلة علمية أثناء إعداد الرسالة ولمرة واحدة فقط خلال المرحلة الدراسية الواحدة وفق الضوابط الآتية كما نصت عليه المادتين (الخامسة عشر-العشرون) من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات:

• أن يوصي المشرف على دراسة المبتعث بحاجة البحث إلى الرحلة العلمية.
• تأييد الملحق الثقافي.
• موافقة مجلسي القسم والكلية واللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
• ألا تزيد مدة الرحلة العلمية عن ثلاثة أشهر كحد أقصى.
• إذا كانت الرحلة العلمية إلى المملكة فعلى المبتعث أن يباشر أبحاثه تحت إشراف القسم التابع له ويقوم القسم بإعداد تقرير واف عن الرحلة.
• إذا كانت الرحلة العلمية إلى خارج مقر البعثة وإلى غير المملكة فيتم رفع تقرير عن الرحلة إلى الملحق الثقافي من قبل المشرف على دراسة المبتعث ويقوم الملحق بتزويد الجامعة التابع لها المبتعث بصورة منه.
• أن تكون بعثة الطالب مستمرة وألا تتجاوز مدة الرحلة العلمية تاريخ نهاية البعثة الحالي. (إدارة التعليم- وكالة البعثات).

دراسة مقرر عن بعد

• ألا تتم الدراسة بواسطة الانترنت (Online) إلا بموافقة مسبقة من الملحقية الثقافية.
• أن يكون المقرر المراد دراسته مقررًا لا يمكن دراسته إلا بواسطة الانترنت (Online).
• ألا يزيد عدد الساعات التي يدرسها الطالب بواسطة الانترنت عن (12 ساعة فصلية أو ما يعادلها) كحد اقصى لمرحلة البكالوريوس، وألا يزيد عن (6 ساعات فصلية أو ما يعادلها) كحد أقصى لمرحلة الدراسات العليا، ويدخل في ذلك الساعات المحولة التي درسها الطالب بواسطة الإنترنت في جامعة غير الجامعة التي يدرس بها، وعلى ألا تكون هذه الساعات لمقررات تتطلب الحضور العملي أو التطبيقي في جميع التخصصات.
• ثبوت التفرغ والإقامة في بلد الدراسة اثناء الدراسة بواسطة الانترنت (Online).
• أن تتم الدراسة بواسطة الإنترنت (Online) في نفس الجامعة التي يدرس فيها الطالب.
• ألا تتم الدراسة بواسطة الإنترنت (Online) لأكثر من (مقرر دراسي واحد) في الفصل الدراسي.
• الحصول على موافقة مجلس القسم التابع له المبتعث.

قطع واستئناف البعثة

يمكن للمبتعث رفع طلب قطع واستئناف البعثة وفقًا للضوابط الآتية:

• أن يكون مستوى الطالب الدراسي وحضوره جيدين، ولا يوجد لديه مخالفة لأنظمة الابتعاث.
• ألا يكون التأجيل لمرحلة اللغة، ويستثنى من ذلك من كان لديه ظروف قاهرة تستوجب ذلك بعد تقديم الوثائق اللازمة ودراسته من قبل الجهة المختصة بهذا الموضوع.
• ألا تتجاوز مدة التأجيل فصل دراسي واحد، أو ستة أشهر في حالات استثنائية.
• موافقة الجامعة المبتعث لها على التأجيل في حال كان الطالب في المرحلة الأكاديمية.
• يجب أن تتفق بداية التأجيل مع تاريخ إيقاف الصرف، ويراعى أن تتفق نهاية التأجيل مع بداية الفصل التالي. وإذا كان التأجيل يخص فترة سابقة فيجب أن تكون فترة التأجيل المطلوبة تتوافق مع تاريخ إيقاف وإعادة الصرف على الطالب.
• تأييد الملحقية لطلب المبتعث. ​
• توصية مجلسي القسم والكلية واللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.

 

ملاحظة:

مسمّى الطلب في نظام سفير (تأجيل البعثة) ولكن القرار يصدر باسم (قطع واستئناف) للتفريق بينه وبين قرار (تأجيل البعثة) الذي يصدر فقط قبل مغادرة المبتعث لمقر البعثة.

ترقية البعثة

عندما ينهي المبتعث مرحلة الماجستير فإنه يتقدم بطلب الموافقة على الاستمرار في البعثة لمواصلة الدراسة لمرحلة الدكتوراة بعد الحصول على شهادة الماجستير وقبول الدكتوراة وذلك وفق أحكام المادتين (الرابعة-السابعة) من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات.

إنهاء البعثة

قبل الحصول على المؤهل

يجوز لمجلس الجامعة أن ينهي بعثة المبتعث بناءً على توصية مجلسي القسم والكلية ولجنة الابتعاث والتدريب في الحالات الآتية كما نصت عليه المادة (الثامنة والعشرون) من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات:

• عدم قدرته على مواصلة الدراسة.
• طلبه إنهاء البعثة والعودة إلى المملكة.
• إذا خالف الأنظمة أو التعليمات أو امتنع عن تنفيذها.
• إذا لم يحصل على المؤهل المطلوب في المدة المحددة.
• إذا ثبت توقفه عن الدراسة دون عذر مقبول.

 

يجب التنويه أنه يجب على المبتعث مباشرة العمل في الجامعة خلال مدة لا تتجاوز الأربعين يومًا ابتداءً من تاريخ إيقاف الصرف وفي حالة عدم المباشرة يُنظر في طي القيد.

يصدر قرار إنهاء البعثة بعد موافقة مجلس الجامعة على الإنهاء وتتغير حالة المبتعث الوظيفية فور صدور القرار من (مبتعث) إلى (على رأس العمل).

ملاحظة:

من سبق له الابتعاث وأنهى البعثة قبل حصوله على المؤهل، تحسب مدة ابتعاثه القادمة من مدة ابتعاثه السابقة.

 

بعد الحصول على المؤهل

• يجب على المبتعث مباشرة العمل في الجامعة خلال مدة لا تتجاوز الأربعين يومًا ابتداءً من تاريخ إيقاف الصرف وفي حالة عدم المباشرة يُنظر في طي القيد.
• يصدر قرار إنهاء البعثة بعد إغلاق ملف المبتعث في الملحقية وتتغير حالته الوظيفية فور صدور القرار من (مبتعث) إلى (على رأس العمل) وتصرف له الفروقات.

ما بعد إنهاء البعثة

قبل الحصول على المؤهل

في حالة موافقة مجلس الجامعة على إنهاء البعثة قبل الحصول على المؤهل كما نصت عليه المادة (الثلاثون) من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات فلمجلس الجامعة ما يأتي:

1. اتخاذ قرار بطي قيده في مدة لا تتجاوز السنة من تاريخ إنهاء البعثة.
2. إحالته إلى وظيفة إدارية إذا كانت الجامعة في حاجة لخدمته.
3. إبقاءه على وظيفته وتحديد المدة اللازمة لاستئنافه دراسته العليا على ألا تتجاوز تلك المدة السنتين.

 

بعد الحصول على المؤهل

بعد تخرج المبتعث وإصدار قرار إنهاء البعثة يتقدم المتخرج بطلب ترقية وظيفية إلى القسم العلمي التابع له، وتتم الترقية وفقًا للإجراءات الآتية:

1. العرض على مجلس القسم.
2. العرض على مجلس الكلية.
3. العرض على المجلس العلمي.
4. العرض على مجلس الجامعة.
5. موافقة وزارة التعليم.

الدليل الإجرائي