2- إن إدارة الجامعة مسؤولة عن ضمان تنفيذ السياسة وما يتعلق بها من وثائق، ومراقبة علمية التطبيق، واتخاذ الإجراءات المناسبة في حال عدم الالتزام بها.

4- يجب نشر هذه السياسة فور اعتمادها من إدارة الجامعة بحيث يمكن لجميع المستخدمين في الجامعة السعودية الإلكترونية الاطلاع عليها. وعلى إدارة أمن المعلومات وعمادة تقنية المعلومات الحرص على وصول التنبيه اللازم بصدورها لجميع المستخدمين وبجميع الطرق الممكنة. كما ويجب أيضاً تنبيه المستخدمين في حال حدوث تعديل على السياسة أو نشر أي سياسة أو وثيقة متممة.

6- إن وصول تنبيه بتوافر هذه السياسة للمستخدمين أو المتعاملين مع الجامعة من داخل الجامعة أو خارجها يعد إشعاراً ضمنيا بقراءة السياسة بجميع بنودها والموافقة ضمنياً على العمل بجميع بنودها.

7- تتعهد الجامعة السعودية الإلكترونية ممثلةً بعمادة تقنية المعلومات ببذل أقصى الجهود وتوفير جميع التقنيات والموارد اللازمة لحماية المعلومات الشخصية من الحذف أو التلف أو الضياع أو التسرب أو التعديل، أو أي استخدام آخر غير مصرح به.

9- يكون مسؤول حماية المعلومات الشخصية مسؤولاً عن إدارة الدليل.

11- على عمادة تقنية المعلومات في الجامعة توفير التقنيات والإجراءات الكفيلة بحصر أماكن تواجد جميع أشكال المعلومات الشخصية على جميع الأنظمة المعلوماتية التي تعود ملكيتها للجامعة. ويتم توثيق تلك الأماكن في "دليل المعلومات الشخصية".

13- يجب أن يتضمن دليل المعلومات الشخصية معلومات مفصلة عن جميع إجراءات جمع المعلومات الشخصية، ويتضمن ذلك:

• سبب جمع المعلومات.

• طريقة وإجراء جمع المعلومات.

• تفاصيل المعلومات المجموعة وتصنيفها.

• الأنظمة التي سيتم تخزين تلك المعلومات بها، ويفضل تعريف نسخة موحدة عن كل نوع من المعلومات الشخصية على نظام موحد، ويتم نسخها أو جزء منها للأنظمة الأخرى عند الحاجة.

• تعريف مالك محدد للمعلومة من قبل جهات العمل المختلفة داخل الجامعة " Information Business Owner " .

• تعريف مالك محدد للمعلومة من قبل تقنية المعلومات " Information IT Owner " .

• جميع الأشكال التي يسمح للمعلومة باتخاذها، مثلاً:

• قاعدة بيانات أوراكل

• ملف اكسل

• ملف نصي CSV

• دورة حياة المعلومة

• من يحق له الوصول للمعلومة  أو لجزء منها، وتعريف شكل الدخول.

• من يحق له التصريح بالحصول على المعلومة، وإجراءات إعطاء التصريح، وطرق توثيق ومراقبة وتدقيق تلك الإجراءات.

15- إجراء الحصول على المعلومات الشخصية: يتم تعريف الإجراء عبر نموذج الكتروني بما يحقق التالي:

• يجب أن يذكر طلب الحصول على المعلومات الشخصية جميع أشكال استخدامها، وهل هو مؤقت أو دائم، مع تحديد وقت الانتهاء من الاستخدام.

• يجب أن يتضمن النموذج معلومات تفصيلية عن المعلومات المطلوبة.

• يجب أن يتضمن النموذج طريقة الوصول للمعلومة، هل هو وصول للمعلومة عبر النظام، أو الحصول على نسخة منها.

• يجب أن يتضمن النموذج تعهداً بحذف المعلومات بعد انتهاء السبب من الحصول عليها.

• في حال الحصول على نسخة من المعلومة، يجب أن يعرف الطلب شكل الحصول على المعلومات.

• في حال طلب المعلومات الشخصية لمشاركتها مع طرفٍ ثالث، يجب أن يتضمن النموذج معلومات تفصيلية عن هذا الطرف.

• في حال مشاركة المعلومة مع طرف ثالث أو أكثر، سواءً أكان ذلك الطرف من داخل أو من خارج الجامعة، فإن على جميع الأطراف الطالبة للمعلومة الحرص على:

• تعبئة نموذج الحصول على المعلومات الشخصية.

• الموافقة الخطية على هذه الوثيقة في حال كان الطرف طالب المعلومات من خارج الجامعة، ويمكن أن تكون الموافقة عن طريق إرسال بريد الكتروني يرسل من عنوان الجهة الطالبة للمعلومة، ولا تقبل عناوين البريد الإلكتروني الشخصية.

• يجب أن يتضمن النموذج تعهداً من طالب المعلومة بالالتزام بالسياسة والإجراءات المتبعة.

• يجب أن يتضمن النموذج موافقة مسؤول حماية المعلومات الشخصية، وموافقة عميد تقنية المعلومات.

17- إن أي استخدام للبيانات الديموغرافية يجب ألا يتم إلا بعد:

• تعبئة طالب المعلومات لنموذج حصول على المعلومات.

• تسجيل الاستخدامات في "دليل المعلومات الشخصية".

• مراجعة مسؤول حماية المعلومات الشخصية للبيانات المطلوبة، للتأكد من خلوها من بيانات تمييز أو تعقب الأفراد.

• موافقة مسؤول حماية المعلومات الشخصية وموافقة عميد تقنية المعلومات.

• في حال نشر أو مشاركة أي معلومات شخصية، فيجب الحصول على موافقة أصحاب المعلومات بشكل صريح قبل نشر المعلومات الشخصية.

19- يكون مسؤول حماية المعلومات الشخصية مسؤولاً عن تدقيق المعلومات بشكل دوري لضمان صحتها وتكاملها في حال وجودها على أكثر من نظام.

21- في حال استخدام المعلومات الشخصية لأغراض الاختبار والتطوير، فيجب أيضاً تعبئة النموذج الخاص بالحصول على المعلومات الشخصية.

23- يجب أن يتضمن التدريب على التعامل مع البيانات الشخصية، تدريب الموظفين على إجراءات إنشاء تنبيه في حالات حدوث أي اختراق للخصوصية.

25- يمكن مشاركة أي بيانات شخصية مع الجهات الحكومية الأخرى في المملكة العربية السعودية، وذلك عن طريق وجود خطاب رسمي بذلك.

27- يمكن للمواقع الإلكترونية التابعة للجامعة تسجيل معلومات عن المستخدمين وذلك عن طريق تقنية ال Cookies وذلك دون وجود موافقة صريحة من المستخدم، وإن أي استخدام للمواقع التابعة للجامعة، يعتبر موافقةً ضمنيةً على هذه السياسة، وعلى استخدام هذه التقنية.